El buen arquero no es juzgado por sus flechas, sino por su puntería. Thomas Fuller

Trabajando la eficacia y la eficiencia

¿Dónde conviene poner el tiempo y el esfuerzo?

Se hace necesario un énfasis balanceado entre eficiencia y eficacia, lo que implica revisar el trabajo para decidir qué conviene asumir personalmente, o delegar, o rediseñar, o eliminar. Hay actividades que son necesarias para la consecución de las metas y objetivos, pero no son medulares, y pueden ser delegadas; o hay actividades que conviene eliminarlas porque redundan en burocracia, excesivos controles, o son actividades irrelevantes.

Aprendiendo a organizar el trabajo

Una forma de construir eficacia es aprender a organizarse para trabajar bien, lo cual supone identificar dentro de las actividades que realizamos, cuáles de las actividades son medulares (importantes, que agregan valor), cuáles son las que generan los resultados y facilitan la consecución de metas. Estas son actividades que requieren nuestra atención directa. Asimismo, identificar aquellas actividades necesarias, pero no esenciales, las cuales pueden ser delegadas y conducidas bajo supervisión, o contratadas, o delegadas en otros. De igual manera, cuáles actividades requieren ser rediseñadas para mejorar su ejecución. Y, finalmente, identificar aquellas actividades que requieren ser eliminadas y que no suman a la consecución de nuestras metas, o consumen nuestro tiempo, pero sin agregar valor (tiempo excesivo de tv o internet, redes sociales, burocracia, exceso de controles, etc.).

Recomendaciones para ser más eficaz

•  Delega en otros lo que no es esencial. Solo se cuenta con el tiempo necesario para centrarse en lo más importante, cuando se delega lo secundario.
• Trabaja e invierte tu energía, tiempo y recursos en lo que es tu área fuerte. No hay que intentar ser un experto en un área que no se domina o no se tiene el talento.
• Concentra tu esfuerzo en pocas cosas a la vez. Trabaja de manera concentrada.

Preguntas clave para organizarme para trabaja bien 

• ¿Qué es lo que necesito hacer por mí mismo porque agrega mucho valor?
• ¿Qué es lo que necesito delegar en otros, porque se requiere hacer, pero no es tan crucial como para que lo haga yo?
• ¿Qué necesito rediseñar para mejorar su ejecución?
• ¿Qué es lo que necesito eliminar porque no agrega valor? 

Observemos este proceso de trabajar bien para ser más eficiente, pero sobre todo más eficaz (ver día 4).

Para accionar:

• Determina que acciones necesitas hacer para ser más eficaz: eliminar, reconfigurar, revisar con cuidado o potenciar.
• Haz una lista de actividades que puedes eliminar porque no agregan valor a tu gestión.
• Comienza a adoptar medidas para cambiar tu realidad y tu forma de operar, para centrarte en las aportaciones y en lo que agrega valor.

Organizarse y trabajar bien

Acciones necesarias para desempeñarse con eficacia:

• Lo que necesito hacer yo mismo (agrega valor y es esencial a mis objetivos).
• Lo que necesito rediseñar pues es necesario realizar, pero no se está haciendo bien.
• Lo que necesito delegar, pues es necesario realizar, pero no es esencial que yo lo haga, y otro lo puedo hacer mejor.
• Lo que necesito eliminar pues no agrega valor, y representa un desperdicio de tiempo y recursos.

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