Al combinar y cruzar eficiencia y eficacia surgen cuatro cuadrantes que merecen ser revisados en detalle.
Baja eficiencia, baja eficacia: hago mal lo inadecuado
Se refiere a actividades que no agregan valor, y que no suman a la consecución de metas y resultados, pero que además pueden consumir un tiempo y recurso considerable. Ejemplo: tiempo dedicado a trivialidades, largas conversaciones telefónicas sin objetivos claros (excesiva tertulia), actividades que generan adicción como los juegos de video, demasiado tiempo viendo televisión o navegando por internet sin un propósito claro, actividades burocráticas, o excesivos controles. Esas actividades simplemente deben ser eliminadas o disminuidas por representar un desperdicio.
Baja eficiencia, alta eficacia: hago mal lo adecuado
Se refiere a actividades necesarias para el logro de metas, valor agregado y resultados, pero que se hacen en forma ineficiente, por falta de conocimiento, competencias y destrezas, por no disponer de la información adecuada, o la pericia, o por carecer de los recursos adecuados. Aun cuando la dirección es la correcta, los medios son deficientes. En este caso, se requiere revisar el desempeño y tomar las acciones correctivas necesarias: entrenamiento, normatización (procedimientos y normas) de la actividad, o provisión y consecución de los recursos requeridos (personas, dinero, equipos, etc.)
Alta eficiencia, baja eficacia: hago bien lo inadecuado
Esta es un área de cuidado. Hay personas que pueden hacerse adictos a la eficiencia. Hay un peligro en persistir en hacer aquello que sabemos hacer correctamente; eso brinda estatus y seguridad en el desempeño. Se refiere a actividades que no son necesarias o vitales para el logro de las metas y los resultados, pero dado que se realizan con eficiencia, hay la tendencia a mantenerlas.
Alta eficiencia, alta eficacia: hago bien lo adecuado
Este es el cuadrante ideal en el que las personas deben estar funcionando. En este caso las personas logran los objetivos optimizando los procesos. Se refiere a actividades que permiten el logro de metas y resultados, pero que se ejecutan en forma eficiente (óptima).
La mejor opción es un balance entre eficacia y eficiencia. Es importante ser eficiente – hacer las cosas correctamente (cómo) y mantener el enfoque en la acción; pero también, sobre todo, ser eficaz – conseguir los resultados y la metas (tener claro el qué y el para qué).
¿En cuál cuadrante estás operando?
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