“Las reuniones son, por definición, una concesión a las organizaciones deficientes, ya que uno se reúne o trabaja. Nadie puede hacer ambas cosas al mismo tiempo. En una estructura diseñada de manera ideal…no habría reuniones”. Peter Drucker

En la organización ideal no hay reuniones. Si cada persona sabe lo que debe hacer, y están claramente definidos los roles y los procedimientos y normas que regulan y documentan los procesos de trabajo, no habría necesidad de tantas reuniones. Lo cierto es que las reuniones pueden ser grandes consumidoras de tiempo, y la causa de mucho desperdicio y fuente de conflicto en las organizaciones.

En muchas organizaciones hay la tendencia a pensar que cuando surge un problema que implica a varios actores, la mejor manera de solucionarlo es reuniéndose. Sin embargo, a veces este remedio para todos los males, puede terminar en burocratizar y complejizar el problema.

La principal causa de ineficiencias de las reuniones es no contar con un objetivo claro. No basta con saber de que se va a tratar en la reunión, sino cual es la meta que se persigue al reunirse. En este caso la reunión no tiene objetivo, sino temática, y una reunión con temática es una reunión que no se sabe cuándo va a terminar.

Tips para hacer efectiva una reunión:

•  Define el objetivo de la reunión claramente, no sola la temática. Considera el antes, el durante y el después (diseño efectivo).
• Ten una agenda preparada para cada reunión.

Si a ti te toca planificar y dirigir la reunión:

• Si puede evitarla, no la convoques.
• Planifica la reunión (para qué, quiénes, cuándo, etc.).
• Controla la reunión (se puntual, escucha, no te desvíes, y haz minutas).
• Asigna tareas entre los asistentes: control de tiempo, anotación de puntos relevantes, acuerdos, etc. (minuta). Rota las funciones.
• No permitas que haya interrupciones: teléfonos, conversaciones fuera del objetivo de la reunión.

Si necesitas asistir a la reunión:

• Evalúa la necesidad y conveniencia de su asistencia.
• Ayuda a la reunión (asista bien preparado, sea breve y aclare, ayuda al director de la reunión a avanzar en la agenda.

Para reflexionar:

• ¿Cuántas reuniones realizas o participas en un mes típico?
• ¿De qué otra forma, que no sea realizar una reunión, puedes utilizar para resolver un problema?

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